Suivre et gérer des activités

Les activités dans Dynamics 365 Sales vous aident à créer des relations client plus fortes en créant un enregistrement complet de chaque interaction. Lorsque vous consignez des e-mails, des appels téléphoniques, des réunions et des tâches, votre équipe peut voir le contexte complet de vos relations client, éviter de dupliquer les efforts et suivre plus efficacement.

Par exemple, lorsque vous enregistrez un appel téléphonique avec une prospect sur la tarification, ces informations sont automatiquement jointes à leur enregistrement. Plus tard, lorsqu’un collègue ouvre le même compte du prospect, il verra cette conversation et ne perdra pas de temps à traiter de nouveau les mêmes sujets. Le système horodatage automatiquement chaque activité et indique qui l’a créé, de sorte que votre équipe connaît toujours l’état le plus récent.

En effectuant le suivi de toutes vos interactions client ( tous les e-mails, appels téléphoniques, tâches et rendez-vous), vous créez un historique complet que toute votre équipe peut référencer. Cela crée une confiance avec les clients et garantit qu’aucune opportunité ne tombe dans les fissures.

Rechercher vos activités

Recherchez vos activités sous Mes>activités professionnelles dans la carte de site.

Afficher les activités en mode Grille Kanban, Calendrier, Prioritaire ou Lecture seule

1. Sur le plan de site, sélectionnez Activités.

2. Dans la barre de commandes, sélectionnez Afficher comme, puis choisissez le type d’affichage : Concentré, Calendrier, Kanban ou Grille en lecture seule.

   

Les types de vue suivants sont pris en charge pour la grille Activité :

• Grille en lecture seule. Affiche la liste de toutes les activités.
• Calendrier. Affiche un calendrier avec une liste des activités planifiées de la journée et les offres associées.
• Concentré. Affiche une liste filtrée des activités les plus pertinentes pour vous.
• Kanban. Affiche une représentation visuelle de vos activités de vente dans leurs différents états. Cette vue vous permet de voir l’état de chaque activité de votre pipeline et de les faire glisser pour passer d’un état à un autre (par exemple, Ouvrir, Terminé, Annulé, Planifié). Pour plus d’informations : Travailler avec des activités dans la vue Kanban

Modifier la vue de vos activités

Basculez entre différentes vues pour vous concentrer sur les activités qui comptent le plus. Vous pouvez afficher vos propres activités, les activités de votre équipe ou filtrer par d’autres critères.

1. Dans la carte de site, sous Mon travail, sélectionnez Activités.

2. Dans la liste déroulante Affichages, sélectionnez l’affichage vers lequel vous souhaitez basculer.

Filtrer la liste des activités

Filtrez la liste des activités pour voir uniquement celles qui vous intéressent. Par exemple, vous pouvez limiter davantage les activités que vous voyez dans une vue en utilisant le filtre de type d’activité. Le filtre de type d’activité vous permet de filtrer les activités en fonction du type, telles que le courrier électronique, la tâche, l’appel téléphonique, etc.

Vous pouvez également utiliser le filtre Échéance pour voir les activités qui sont dues dans un délai spécifié, telles que les activités qui sont dues aujourd’hui ou plus tôt ou les activités qui sont dues dans les sept prochains jours ou plus tôt.

Créer ou modifier une nouvelle activité

Vous pouvez créer des activités indépendantes qui ne sont associées à aucun enregistrement de client ou de vente. Pour ce faire, dans le plan du site, sélectionnez Activités, puis dans la barre de commandes, sélectionnez Courrier électronique, Appel téléphonique ou Tâche, en fonction de l’activité que vous souhaitez créer.

Pour modifier un enregistrement d’activité existant, ouvrez l’activité en sélectionnant son titre.

Ajouter une activité pour un client

Le plus souvent, vous ajoutez une activité associée à un contact, une opportunité, un compte ou un autre type d’enregistrement pour vous aider à suivre l’historique de communication que vous avez avec un client. Vous pouvez également ajouter une activité pour vous-même.

Lorsque la relation de votre organisation avec un client se développe au fil du temps, vous ou toute autre personne de l’équipe pouvez parcourir le flux des activités tandis que vous travaillez avec le client, et consulter l’historique des interactions. Vous pouvez également inclure des activités dans des rapports pour suivre votre progression continue.

Pour ajouter une activité pour un client :

1. Ouvrez l’enregistrement du compte du client. Utilisez la recherche rapide dans la barre de navigation pour rechercher rapidement un enregistrement.
2. Sélectionnez Connexes>Activités.
3. Dans la page Activités, sélectionnez Nouvelle activité>Type d’activité.
4. Sur le volet Création rapide, saisissez les informations nécessaires, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Ajouter une activité pour vous-même

Ajouter une tâche ou une note pour vous-même lorsque vous souhaitez un rappel pour une activité personnelle, tel que planifier un rendez-vous chez un médecin ou suivre une manifestation sportive.

Sinon, pour conserver un historique de vos interactions avec un client, ajoutez de nouvelles activités associées à l’enregistrement d’un client, de sorte que ces activités font partie de l’historique que d’autres personnes de votre équipe peuvent afficher.

Pour ajouter une activité pour vous-même :

1. Dans la carte de site, sous Mon travail, sélectionnez Activités.
2. Dans la barre de commandes, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez ajouter, par exemple Tâche ou Courrier électronique.
3. Renseignez les champs, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Joindre un document

Vous pouvez joindre des documents, des feuilles de calcul, des images et tout type de fichier à des e-mails et des notes.

Pour joindre un document à un e-mail :

1. Ouvrez le formulaire d’e-mail.
2. Dans la barre de commandes, sélectionnez Joindre un fichier.
3. Naviguez jusqu’au fichier à joindre et sélectionnez-le.
   Le fichier sélectionné apparaît dans le volet Pièce jointe.

Joindre un document à une note :

1. Dans le volet Chronologie, sélectionnez +, puis Note.
2. Ajoutez la note et sélectionnez l’icône de pièce jointe avant le bouton Ajouter une note.
3. Naviguez jusqu’au fichier à joindre et sélectionnez-le.
   Le fichier sélectionné apparaît au-dessus du bouton Ajouter une note.

Marquer une activité comme terminée

Une fois que vous avez appelé quelqu’un, terminé une tâche, envoyez un e-mail ou accédez à un rendez-vous, marquez l’activité pour cette action comme terminée.

1. Ouvrez l’activité.

2. Dans la barre de commandes, sélectionnez Marquer comme terminé.

   

Marquer plusieurs activités en même temps comme terminées

1. Dans la liste des activités, sélectionnez toutes les activités que vous souhaitez marquer comme terminées.
2. Dans la barre de commandes, sélectionnez Marquer comme terminé.

Meilleures pratiques pour les activités

Voici quelques suggestions concernant l’utilisation des activités pour le plus grand profit de votre organisation :

• Ajoutez une activité pour chaque interaction avec les clients. Assurez-vous que l’historique d’un client comprend un enregistrement de chaque communication que vous avez eue avec lui.

• Utilisez le bon type d’activité pour l’action. Il peut être tentant de saisir une nouvelle note indiquant : « A envoyé un e-mail pour confirmer le prix » ou « A appelé le client pour discuter de son dossier de service ». Cependant, vous devez ajouter un e-mail ou une activité Appel téléphonique pour suivre ces types d’actions et utiliser des notes pour un texte plus général.

• Ajoutez des activités pour vous-même, aussi. Vous pouvez suivre vos propres affectations, événements et notes, sans associer ces activités à un client.

  Utilisez la commande Créer de la barre de navigation. Recherchez ces activités dans la liste en triant sur la colonne Concernant, qui est vide pour vous signaler que l’activité n’est pas associée à un enregistrement client.

• Rappelez-vous que les activités sont « regroupées » dans leurs enregistrements associés. Imaginons que vous souhaitiez vous rappeler de faire un suivi avec Cecil Langer, un contact qui est associé au compte « Jouets Wingtip ». Vous devez ajouter l’activité de tâche à l’enregistrement de contact pour Cecil (et non pour le compte Jouets Wingtip).

  Ainsi, votre tâche s'intègre automatiquement sous le compte, et vous et les autres membres de votre équipe voient la tâche lorsqu'ils examinent le contact et le compte pour Wingtip Toys. (Et ils savent que vous gérez la situation.)

Vous ne trouvez pas la fonctionnalité dans votre application ?

Il existe quelques possibilités :

• Vous n’avez pas la licence nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité. Consultez le tableau de comparaison et le guide de licence pour voir quelles fonctionnalités sont disponibles avec votre licence.
• Vous ne disposez pas du rôle de sécurité nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité.
  • Pour configurer une fonctionnalité, vous devez disposer des rôles Administration et Personnalisation
  • Pour utiliser les fonctionnalités liées aux ventes, vous devez disposer des rôles de vente principaux
  • Certaines tâches nécessitent des rôles fonctionnels spécifiques.
• Votre administrateur n’a pas activé la fonctionnalité.
• Votre organisation utilise une application personnalisée. Consultez votre administrateur pour connaître les étapes exactes. Les étapes décrites dans cet article sont spécifiques aux applications préconfigurées Sales Hub et Sales Professional.

Informations connexes

Travailler avec des activités dans la vue Kanban