Programmez votre contenu

Recherche Microsoft aide les utilisateurs à trouver du contenu pertinent. La fonctionnalité Recherche Microsoft permet d’effectuer des recherches de contenu sécurisées sur votre intranet et sur le web. Microsoft est le seul à proposer ce type d’intégration web et entreprise.

Les administrateurs de recherche utilisent leur connaissance de l’organisation et de ses utilisateurs pour permettre à ces derniers d’accéder facilement à du contenu pertinent.

Étape 1 : Identifier les informations dont vos utilisateurs ont besoin

Identifiez le contenu recherché par vos utilisateurs et faites-en sorte qu’il soit facilement accessible. Voici quelques idées pour déterminer les informations dont les utilisateurs ont besoin :

• Utilisez les journaux de recherche intranet pour identifier les sites et les pages qui génèrent le plus de trafic.
• Identifiez les applications, les sites et les outils utilisés sur une base quotidienne ou hebdomadaire.
• Trouvez des liens directs pour les avantages sociaux des employés.
• Identifiez les stratégies et processus que les utilisateurs doivent connaître.
• Décidez « comment » les utilisateurs doivent contacter le service clientèle et à « qui » ils doivent s’adresser.
• Identifiez les informations recherchées de manière récurrente, sur une base saisonnière ou en fonction de cycles économiques ; par exemple, les personnes à la recherche d’outils pour poser des congés ou de mises à jour financières trimestrielles.
• Collectez les stratégies relatives aux utilisateurs régionaux ou mobiles, comme les avantages qui varient selon l’emplacement.
• Identifiez les informations et sites internes pour les recherches courantes sur le web ; par exemple, sur le trafic routier, les transports en commun, la météo locale, les rabais offerts par les entreprises partenaires et les programmes en lien avec la santé et le sport.
• Trouvez des informations sur les événements, conférences ou séminaires parrainés par l’entreprise.
• Effectuez des recherches sur des sujets courants liés à l’informatique, aux ressources humaines et au support technique ainsi que les questions fréquentes (FAQ) et leurs réponses.

Étape 2 : Utiliser des experts en la matière (PME) et des utilisateurs

Dans un organization, les utilisateurs recherchent un large éventail de sujets allant de simples tels que les adresses de bureau et les avantages des employés à des sujets complexes tels que les nouveaux processus de travail, les informations techniques et le contenu des procédures. La création ou la recherche d’un tel éventail de contenu nécessite des connaissances et une expertise dans différents domaines, sujets et technologies, et un administrateur de recherche peut ne pas avoir l’expertise ou les connaissances requises. Les administrateurs doivent utiliser l’expertise et les connaissances d’autres personnes dans le organization pour mettre à l’échelle la quantité de contenu disponible sans ressources supplémentaires.

Utiliser des PME

Utilisez des PME dans le organization y compris des experts des ressources humaines, du support, des ventes, de la technologie et d’autres domaines clés. Pour permettre à vos experts techniques d’apporter leur contribution au contenu, ajoutez-les en tant qu’éditeurs de recherche.

Impliquer les utilisateurs

Demandez aux utilisateurs de suggérer des ressources à ajouter comme signets. Outre la suggestion de contenu, demandez aux utilisateurs de signaler les erreurs, comme les liens rompus ou non valides.

Étape 3 : Améliorer la détectabilité du contenu avec réponses

Dans Recherche Microsoft, l’administrateur de recherche crée des signets et des acronymes pour améliorer la recherche du contenu. Chacun de ces types de réponse comprend un titre, une description et un ensemble de mots clés qui le déclenchent.

Titres et descriptions

Les utilisateurs s’appuient sur les titres et les descriptions pour déterminer si le résultat répond à leur requête de recherche ou s’ils doivent tenter une autre recherche. Les titres et descriptions doivent refléter l’objectif principal du résultat. Un bon exemple de titre pourrait être « Aides à la garde d’enfants », avec la description suivante : « En savoir plus sur les aides financières à la garde d’enfants ». Les utilisateurs qui effectuent une recherche sur « garde d’enfants » sont ainsi informés que des aides financières sont disponibles, et un lien leur est fourni s’ils souhaitent en savoir plus.

Mots clés

Les mots clés sont les termes que les membres de votre organisation utilisent pour trouver du contenu pertinent. En associant les mots clés appropriés aux résultats de la recherche, il est plus facile de trouver du contenu pertinent. Recherche Microsoft suggère des mots clés en fonction du titre et de l’URL de votre contenu. Pour identifier d’autres mots clés, commencez par répondre aux questions suivantes :

• Quels sont les termes de recherche utilisés pour trouver les informations que vous avez identifiées ?
• Utilisez toute taxonomie existante de votre organization, ainsi que les variantes, acronymes, sujets et rubriques associés.
• Quelles sont les autres variations ou les autres mots que les personnes utilisent pour parler de ces informations ?
• Utilisez votre équipe de support technique pour déterminer ces mots clés.

Par exemple, si vous créez un résultat pointant vers un outil d’envoi de demandes de congé, vous pouvez inclure des mots clés tels que « congés » et « envoyer une demande de congé ». Vous constaterez peut-être aussi que les membres de votre organisation utilisent les mots « vacances » ou « repos » pour décrire ou rechercher des informations en lien avec les congés. L’ajout de mots clés tels que « vacances », « congé », « envoyer une demande de congé » et « demander un congé » permet à un plus grand nombre d’utilisateurs de trouver plus facilement le contenu pertinent.

Mots clés réservés

Un mot clé réservé est un terme ou une expression unique qui déclenche un résultat. Contrairement aux autres mots clés, un mot clé réservé ne peut être associé qu’à un seul résultat. Utilisez les mots clés réservés avec parcimonie pour permettre à la fonctionnalité Recherche Microsoft d’apprendre en se basant sur l’utilisation.

Par exemple, si vous créez un signet pour un site de saisie des heures de travail et que vous ajoutez « heures de présence » comme mot clé réservé, les utilisateurs de votre organisation qui effectueront une recherche sur « heures de présence » verront uniquement le signet correspondant à ce site dans la zone Recherche Microsoft.

Utiliser un mot clé pour regrouper du contenu associé

Si vous souhaitez que les utilisateurs trouvent des ensembles de contenus associés lorsqu’ils recherchent un terme, essayez d’utiliser le même mot clé pour tous les contenus associés. Par exemple, si vous ajoutez des résultats sur les processus et outils relatifs aux changements de situation familiale, vous pouvez inclure un mot clé tel que « mariage » pour regrouper les résultats associés à la mise à jour des avantages sociaux et des renseignements fiscaux ainsi qu’aux changements de nom et de pseudonyme.

Paramètres de recherche

Les paramètres de recherche vous permettent d’adapter votre contenu et de cibler des groupes d’utilisateurs spécifiques. La fonctionnalité Recherche Microsoft contient les paramètres ci-dessous, qui vous permettent de mieux contrôler quand un résultat de recherche apparaît et qui le voit.

• Dates: Définissez une date de début et une date de fin pour contrôler le moment où le contenu est mis à disposition ou indisponible. Par exemple, le matériel respectant le temps s’affiche dans les résultats de recherche lorsqu’il est pertinent.
• Pays/région : Sélectionnez des pays ou des régions afin que seuls les utilisateurs de ces emplacements voient le contenu. Par exemple, les informations spécifiques à un pays apparaissent dans les résultats de recherche dans ces pays uniquement.
• Groupes : utilisez les paramètres de groupes pour qu’un résultat soit uniquement accessible aux membres du groupe sélectionné. Par exemple, si vous créez des sites qui ne concernent que les employés du service Ressources humaines, vous pouvez affecter ce paramètre au groupe de sécurité HR approprié.
• Système d’exploitation & de l’appareil : Sélectionnez les types d’appareils ou les systèmes d’exploitation afin que seuls les utilisateurs qui effectuent une recherche sur ces appareils ou qui utilisent ces systèmes voient ce signet.
• Variations ciblées : utilisez ce paramètre pour modifier le contenu du signet en fonction de l’appareil et de l’emplacement de l’utilisateur.

Étape 4 : Tester votre contenu

Une fois que vous avez créé des signets et des acronymes, il est important de vérifier que :

• Le signet ou l’acronyme approprié s’affiche.
• Tout le contenu regroupé à l’aide de mots clés apparaît comme prévu.
• Aucun résultat inattendu n’apparaît dans le résultat de la recherche.
• Le signet ou l’acronyme contient suffisamment d’informations.

Les utilisateurs et les experts techniques qui ont contribué à la création du contenu peuvent participer aux tests et à la validation des résultats de la recherche.

Étape 5 : Utiliser les informations Insights pour examiner et actualiser régulièrement le contenu et les fonctionnalités

Il est important que les informations faisant autorité telles que les signets et les acronymes soient tenues à jour.

• Corrigez ou supprimez les URL endommagées ou non valides.
• Supprimez les signets ou les acronymes qui ne sont plus pertinents.
• vérifier si des changements d’outil, de nom de site ou de nom d’équipe sont intervenus ;
• Déterminez si le signet ou l’acronyme fait suffisamment autorité ou a besoin d’une description plus claire.

Recherche Microsoft fournit des statistiques d’utilisation pour les signets et les acronymes. Les statistiques d’utilisation montrent comment les utilisateurs interagissent avec vos résultats de recherche et si les utilisateurs trouvent ce qu’ils recherchent, ou s’il y a des lacunes dans le contenu disponible. Il permet à l’administrateur de surveiller les performances et de prendre les mesures appropriées pour affiner les résultats de la recherche.

Obtenir des détails sur les signets et les acronymes

Découvrez le nombre de signets et d’acronymes qui ont été publiés, planifiés ou suggérés. Utilisez le tableau de bord pour afficher les totaux des signets ou des acronymes par status :

• Publiés : nombre de résultats publiés accessibles aux utilisateurs.
• Programmés : nombre de résultats programmés dans le pipeline de publication.
• Suggérés : nombre de suggestions des utilisateurs.

Les signets et acronymes suggérés sont un bon indicateur des lacunes dans votre contenu. Ils vous aident à comprendre ce que vos utilisateurs recherchent et ne trouvent pas. Cela peut indiquer que vous devez créer d’autres signets ou acronymes, ou que vous devez mettre à jour votre contenu existant en utilisant de meilleurs mots clés, des mots clés réservés et des chaînes de recherche pour améliorer la détectabilité du contenu.

Examiner les principales requêtes de recherche.

Découvrez quelles recherches ont généré le plus d’impressions au cours des 90 derniers jours. Une impression fait référence au nombre de fois où une page a été consultée dans un résultat de recherche. La carte Requêtes principales répertorie les 25 premières recherches des utilisateurs pour chaque type de résultat, avec le nombre total de recherches et leur taux de clic. Utilisez ce rapport pour déterminer le volume de requêtes de recherche et identifier les requêtes dont l’activité de recherche est faible ou élevée.

Un faible nombre de recherches peut indiquer une insatisfaction des utilisateurs, soit parce que les utilisateurs ne recherchent pas ce contenu de recherche ou utilisent des mots clés différents pour trouver ce contenu. Le taux de clic indique la fréquence à laquelle les utilisateurs sélectionnent les résultats promus ainsi que l’utilité des résultats et des règles de requête pour les utilisateurs. Un CTR faible indique que les utilisateurs recherchent le contenu, mais qu’ils déterminent que le contenu ne répond pas à leur recherche. Dans ce cas, les administrateurs peuvent décider d’examiner le contenu et de vérifier qu’il correspond à la recherche de l’utilisateur, puis de mettre à jour les titres, les descriptions et les mots clés afin de les aligner sur les requêtes de recherche de l’utilisateur.