Activiteiten bijhouden en beheren

Met activiteiten in Dynamics 365 Sales kunt u sterkere klantrelaties opbouwen door een volledige record van elke interactie te maken. Wanneer u e-mailberichten, telefoongesprekken, vergaderingen en taken registreert, kan uw team de volledige context van uw klantrelaties zien, het dupliceren van inspanningen voorkomen en effectiever opvolgen.

Wanneer u bijvoorbeeld een telefoongesprek opneemt met een prospect over prijzen, wordt die informatie automatisch aan hun record gekoppeld. Wanneer een collega later hetzelfde prospectaccount opent, zien ze dat gesprek en hoeven ze niet opnieuw dezelfde grond te behandelen, waardoor ze tijd besparen. In het systeem wordt elke activiteit automatisch van een tijdstempel voorzien en wordt weergegeven wie deze heeft gemaakt, zodat uw team altijd op de hoogte is van de meest recente status.

Door al uw klantinteracties (elk e-mailbericht, telefoongesprek, taak en afspraak) bij te houden, maakt u een volledige geschiedenis waarnaar uw hele team kan verwijzen. Dit creëert vertrouwen bij klanten en zorgt ervoor dat er geen kansen verloren gaan.

Uw activiteiten vinden

Zoek uw activiteiten onder Mijn werkactiviteiten> in het siteoverzicht.

Activiteiten weergeven in de weergave Kanban, Kalender, Geconcentreerd of Alleen-lezen raster.

1. Selecteer Activiteiten in het siteoverzicht.

2. Selecteer op de opdrachtbalk de optie Weergeven als en kies vervolgens het weergavetype dat u wilt zien: Gefocust, Agenda, Kanban of Alleen-lezen-raster.

   

De volgende typen weergaven worden ondersteund voor het raster Activiteit:

• Alleen lezen raster. Geeft een lijst met alle activiteiten weer.
• Agenda. Toont een kalender met een lijst van de geplande activiteiten van de dag en de bijbehorende deals.
• Gericht. Toont een gefilterde lijst met activiteiten die voor u het meest relevant zijn.
• Kanban. Toont een visuele weergave van uw verkoopactiviteiten in hun verschillende status. In deze weergave ziet u de status van elke activiteit in uw pijplijn en sleept u ze om van de ene status naar de andere te gaan (bijvoorbeeld Openen, Voltooid, Geannuleerd, Gepland). Meer informatie: Werken met Activiteiten in de Kanban-weergave

Wijzig de activiteitenweergave

Schakel tussen verschillende weergaven om te focussen op de activiteiten die het belangrijkst zijn. U kunt uw eigen activiteiten, activiteiten van uw team bekijken of filteren op andere criteria.

1. Selecteer Activiteiten in het siteoverzicht onder Mijn werk.

2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Weergaven de weergave waarnaar u wilt overschakelen.

Filter de lijst met activiteiten

Filter de lijst met activiteiten om alleen de activiteiten weer te geven waarin u geïnteresseerd bent. U kunt bijvoorbeeld de activiteiten die u in een weergave ziet, verder beperken met behulp van het filter voor het type activiteit. Met het filter voor activiteitstypen kunt u activiteiten filteren op basis van het type, zoals e-mail, taak, telefoongesprek, enzovoort.

U kunt ook het filter Einddatum gebruiken om de activiteiten te zien die binnen een bepaalde tijd vervallen, zoals activiteiten die vandaag of eerder vervallen of activiteiten die binnen de komende zeven dagen of eerder vervallen.

Een nieuwe activiteit maken of bewerken

U kunt onafhankelijke activiteiten maken die niet zijn gekoppeld aan een klant- of verkooprecord. Selecteer hiervoor in het siteoverzicht Activiteiten en selecteer vervolgens op de opdrachtbalk E-mail, Telefoongesprek of Taak, afhankelijk van welke activiteit u wilt maken.

Als u een bestaande activiteitsrecord wilt bewerken, opent u de activiteit door de titel ervan te selecteren.

Voeg een nieuwe activiteit voor een klant toe

Meestal voegt u een activiteit toe die is gekoppeld aan een contactpersoon, verkoopkans, account of ander type record om u te helpen bij te houden van alle communicatiegeschiedenis die u bij een klant hebt. U kunt ook zelf een activiteit toevoegen.

Als de relatie van uw organisatie met een klant zich in de loop van de tijd ontwikkelt, kunnen jij en andere leden van je team het activiteitenoverzicht bekijken terwijl je met de klant werkt en de geschiedenis van je interacties bekijken. U kunt ook activiteiten opnemen in rapporten om uw lopende voortgang bij te houden.

Een activiteit toevoegen voor een klant:

1. Open de accountrecord van de klant. Gebruik Snel zoeken op de navigatiebalk om snel een record te vinden.
2. Selecteer Gerelateerde>Activiteiten.
3. Selecteer op de pagina Activiteiten de optie Nieuwe activiteit>Activiteitstype.
4. Op het deelvenster Snel maken voert u de benodigde informatie in en selecteert u vervolgens Opslaan en Sluiten.

Voeg een activiteit voor uzelf toe

Voeg een taak of notitie toe voor uzelf als u wilt worden herinnerd aan iets persoonlijks, zoals een afspraak bij de dokter of een sportevenement.

Als u anders een geschiedenis van uw interacties met een klant wilt behouden, voegt u nieuwe activiteiten toe die zijn gekoppeld aan de record van een klant, zodat deze activiteiten deel uitmaken van de geschiedenis die andere personen in uw team kunnen bekijken.

Een activiteit toevoegen voor uzelf:

1. Selecteer Activiteiten in het siteoverzicht onder Mijn werk.
2. Selecteer op de opdrachtbalk het activiteitstype dat u wilt toevoegen, zoals Taak of E-mail.
3. Vul de velden in en kies Opslaan en sluiten.

Een document koppelen

U kunt documenten, spreadsheets, afbeeldingen en bijna elk type bestand toevoegen aan e-mailberichten en notities.

Een document aan een e-mail koppelen:

1. Open het e-mailformulier.
2. Selecteer Bestand bijvoegen op de opdrachtbalk.
3. Blader naar het bestand dat u wilt bijvoegen en selecteer het.
   Het geselecteerde bestand verschijnt in het deelvenster Bijlage.

Een document aan een notitie koppelen:

1. Selecteer in de sectie Tijdlijn+ en selecteer vervolgens Notitie.
2. Voeg de notitie toe en selecteer het bijlagepictogram voor de knop Notitie toevoegen.
3. Blader naar het bestand dat u wilt bijvoegen en selecteer het.
   Het geselecteerde bestand verschijnt boven de knop Notitie toevoegen.

Een campagneactiviteit markeren als voltooid

Nadat u iemand hebt gebeld, een taak hebt voltooid, een e-mailbericht hebt verzonden of naar een afspraak bent gegaan, markeert u de activiteit voor die actie als voltooid.

1. De activiteit openen.

2. Selecteer op de opdrachtbalk de optie Markeren als voltooid.

   

Markeer diverse activiteiten tegelijk als voltooid

1. Selecteer in de lijst met activiteiten alle activiteiten die u als voltooid wilt markeren.
2. Selecteer op de opdrachtbalk de optie Markeren als voltooid.

Aanbevolen procedures voor activiteiten

Hier volgen enkele suggesties voor het gebruiken van activiteiten ten behoeve van uw organisatie:

• Een activiteit toevoegen voor elke interactie met klanten. Controleer of de geschiedenis van een klant een record heeft van de communicatie die u met hen hebt.

• Gebruik het juiste type activiteit voor de bewerking. Het kan verleidelijk zijn om een nieuwe opmerking in te voeren met de tekst 'Stuur een e-mail om de prijs te bevestigen' of 'Heb de klant gebeld om zijn serviceaanvraag te bespreken'. U moet echter een e-mail- of telefoongesprekactiviteit toevoegen om dat soort acties bij te houden en notities gebruiken voor meer algemene tekst.

• Voeg ook activiteiten voor uzelf toe. U kunt uw eigen toewijzingen, gebeurtenissen, notities bijhouden zonder deze activiteiten aan een klant te koppelen.

  Gebruik de opdracht Maken in de navigatiebalk. U vindt deze activiteiten in de lijst door te sorteren op de kolom Betreft, die leeg is om u te laten weten dat de activiteit niet met een klantenrecord is gekoppeld.

• Houd er rekening mee dat de activiteiten worden "samengevoegd" onder de gekoppelde records. Stel dat u uzelf eraan wilt herinneren om op te volgen met Cecil Langer, een contactpersoon die is gekoppeld aan het account Wingtip Toys. Je moet de taakactiviteit toevoegen aan het record van de contactpersoon voor Cecil (niet aan het account, Wingtip Toys).

  Op die manier wordt uw taak automatisch "opgerold" onder het account en zien u en andere personen in uw team de taak wanneer zij naar de contactpersoon kijken en wanneer zij naar het account voor Wingtip Toys kijken. (En ze weten dat je het onder controle hebt.)

Kunt u de functie niet vinden in uw app?

Er zijn enkele mogelijkheden:

• U hebt niet de benodigde licentie om deze functie te gebruiken. Bekijk de vergelijkingstabel en de licentiegids om te zien welke functies beschikbaar zijn met uw licentie.
• U beschikt niet over de vereiste beveiligingsrol om deze functie te gebruiken.
  • Als u een functie wilt configureren of instellen, moet u de beheerders- en aanpassingsrollen hebben
  • Als u verkoopgerelateerde functies wilt gebruiken, moet u de primaire verkooprollen hebben
  • Voor sommige taken zijn specifieke functionele rollen vereist.
• Uw beheerder heeft de functie niet ingeschakeld.
• Uw organisatie gebruikt een aangepaste app. Neem contact op met uw beheerder voor exacte stappen. De stappen die in dit artikel worden beschreven, zijn specifiek voor de kant-en-klare Verkoophub- en Sales Professional-app.

Verwante gegevens

Werken met activiteiten in de kanbanweergave